SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi
Oleh ivaninternisti SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pendekatan Sistem dan Teknologi Informasi
1. PENDEKATAN SISTEM
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Lingkungan Bisnis
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa
data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang
berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi,
menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe
transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang
dagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada
suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi
akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan
dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan
informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem
pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi. Namun
sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung
jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian
operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan,
insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan. Berikut
ini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson
(1993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk
menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan
perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value
positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat
digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja
users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi
mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
B. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan
teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi seharihari
sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser.
Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhan
informasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user). Sedangkan sistem informasi
multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen,
kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik
personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen-komponen
sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi
(hardware dan software).
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
D. Data dan Informasi Akuntansi
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk security), dan penghasil
informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui formulir,
mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan kelengkapannya.
Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum dicatat. Jika data jauh dari
lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi pemrosesan
data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah ditetapkan.
2. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
3. Mengurutkan, atau menysusn data menurut karaktersitiknya.
4. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
5. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
6. Melakukan penghitungan.
Prosedur
kerja
Informasi
Orang
Teknologi
informasi
Tujuan
Data terformat,
teks,
gambar, suara,
dan video
Orang yang
memasukkan,
memproses, dan
menggunakan
data
Perangkat keras
dan perangkat
lunak yang
memproses data
Yang dicoba untuk
dilakukan sistem
Cara kerja yang dilakukan
orang dan teknologi
informasi
7. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
8. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan, pemutakhiran dan
pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan merupakan penempatan data
dalam penyimpanan atau basis data yang disebut arsip. Pada tahap pemutakhiran, data
yang tersimpan diperbaharui dan disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada
tahap retrieving, data yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih
lanjut atau untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan pengurutan
data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai pendahuluan
sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen data. Manajemen data
dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data. Manajemen data akan menunjang
pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses menghasilkan informasi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi
kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan menjamin
keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin bahwa data yang
diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar. Berbagai teknik dan prosedur
dapat dipakai untuk menyelenggarakan pengendalian dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
E. Informasi Operasi, Informasi Akuntansi Manajemen dan Informasi Akuntansi Keuangan
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi
operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO
disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang
memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud adalah aktivitas utama
dan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dari
aktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil dari
pemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umum
dan lain-lainnya.
Aktivitas operasi selain dapat menghasilkan informasi operasi, dapat pula diolah untuk
menghasilkan informasi akuntansi manajemen dan informasi akuntansi. Informasi akuntansi
manajemen disiapkan untuk kebutuhan pihak internal untuk membantu manajemen dalam
pembuatan keputusan. Informasi ini tidak dibatasi oleh PABU, merupakan informasi inovatif yang
dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan tertentu.
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang
disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum
sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasi
yang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dan
sebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan
demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan
bisnis perusahaan. Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat
memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan
dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan
manajemen.
F. Teknologi Sistem Informasi Akuntansi
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)
suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta
mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi
informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara
efektif (effective sensing radar). Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis
perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaan
dengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan.
Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI
merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan. TI
memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu entitas dapat manjadi
sistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
EDI memberikan keuntungan efisiensi bagi pelanggan dan pemasok. Jika pelanggan dapat
melihat ke belakang melalui keseluruhan rantai sediaan dan pemasok dapat melihat ke depan
keseluruhan rantai pelanggan, maka kondisi ini akan menimbulkan keseluruhan rantai hubungan.
Bagi entitas, informasi yang terintegrasi melalui seluruh rantai hubungan bisnis akan
menimbulkan keuntungan strategik untuk memaksimumkan value bagi pelanggan. Rantai
hubungan bisnis ini akan mengarahkan perhatian utama setiap entitas pada kebutuhan pelanggan
(customers focus), bukan pada kepentingan individu related entities.
Entitas dimungkinkan memiliki informasi secara real-time, dan beberapa bentuk
pelaporan real-time kepada investor, kreditor, dan pemakai lainnya menjadi suatu yang biasa.
Teknologi informasi masa depan akan menyebabkan model aliran informasi di atas menjadi
ketinggalan jaman. Informasi masa depan akan disajikan secara virtual atau merupakan
information-dual (Elliot, 1994).
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat
operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai
sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat
mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual. Informasi ini dapat
digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual
menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban.
Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir
yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akan
memonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan
demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah
tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem
informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem
informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem
informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
G. Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi yang Memadai
Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu
pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan
manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan denganb filosofi
manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat
digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata
pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik. Pertama, sistem informasi dipandang sebagai
senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan
dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan
bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang
strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan
menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan
batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi
informasi, seperti telekomunikasi, komputer, electronic mail, computer-integrated
manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah
salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan
tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih
banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang
ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa
penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan
sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu
tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan
pendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya
yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak,
tidak tepat waktu atau tidak akurat.
H. Aspek Pengendalian Intern Sistem Informasi Berbasis Komputer
Elemen pengendalian intern yang ada pada sistem informasi berbasis komputer hampir
sama dengan sistem manual. Beberapa hal berikut menjadikan adanya penekanan yang berbeda
pada pengendalian intern untuk kedua jenis sistem itu;
1. Sistem informasi terkomputerisasi lebih luas lingkup pengendaliannya karena sebagian
besar proses tidak terlihat secara nyata oleh indra manusia.
2. Sedikitnya bukti berupa dokumen. Diperlukan desain sistem yang mampu meninggalkan
jejak untuk keperluan pengauditan (audit trial).
3. Pengendalian harus diintegrasikan kedalam rancangan sistem sebagai salah satu elemen
yang mendukung kekuatan desain sistem tersebut.
4. Diperlukan prosedur dokumentasi yang baik sehingga mampu merekam seluruh proses
sekaligus pengmbangan sistem itu sendiri. Prosedur back-up termasuk dalam hal ini.
5. Perlu dilakukan sentralisasi informasi utnuk memudahkan pengendalian.
6. Memungkinkan pengendalian intern melalui program-program komputer.
7. Pengendalian pada salah satu fungsi mungkin dapat melemahkan pengendalian pada
fungsi yang lain.
Elemen-elemen pokok pengendalian intern sistem informasi berbasis komuter dikelompokkan
sebagai berikut:
1. Pengendalian Manajemen (Management Control)
Pengendalian manajemen yang diperlukan oleh sebuah sistem informasi meliputi:
1. Pengendalian terhadap rencana induk sistem informasi, apakah desain sistem
informasi telah memenuhi garis besar dan spesifikasi yang dimaksud dalam
rencana induk.
2. Pemisahan fungsi, berbeda sedikit dengan sistem manual. Fungsi yang perlu
dipisahkan adalah:
● Perancangan dan penyusunan program sistem
● Operasi pengolahan data
● Dokumentasi program dan kepustakaan
● Seleksi dan pelatihan karyawan
● Perlu adanya buku petunjuk operasional sistem dan prosedur yang
ada dalam sistem tersebut
● Pengendalian anggaran
3. Pengendalian Terhadap Pengembangan Sistem
Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan investasi
yang besar, demikian pula untuk pengembangan selanjutnya. Perusahaan perlu
melakukan pengendalian intern dalam mengembangkan sistem informasinya, jenis
pengendalian yang diterapkan untuk hal ini adalah:
● Pengendalian siklus pengembangan sistem. Setiap usulan
pengembangan sistem sebaiknya melalui sebuah prosedur yang
memerlukan otorisasi dari manajer pengembangan sistem atau
semacamnya.
● Pengendalian terhadap dokumentasi sistem. Pengendalian ini
diperlukan karena dokumentasi sistem merupakan alat komunikasi
antara perancang sistem dengan users. Sistem dan pengembangan
sistem yang tidak didokumentasikan dengan baik akan menambah
biaya pengembangan karena harus mencari informasi mengenai
detail sistem ke pihak perancang terdahulu.
● Pengendalian terhadap pengubahan program. Perlu otorisasi seperti
halnya pada pengendalian siklus pengembangan sistem.
4. Pengendalian Akses (Access Control)
Pengendalian akses merupakan kunci dari sistem informasi berbasis komputer.
Penerapan berbagai teknik password bertingkat untuk mengendalikan akses setiap
personil merupakan teknik yang paling banyak digunakan.
Pengendalian akses mencakup lingkup berikut:
● Pengendalian akses terhadap perangkat keras. Tidak setiap
karyawan memiliki wewenang untuk keruangan di mana komputer
induk dan media penyimpanan diletakkan. Selain itu perlu pula
prosedur pengamanan perangkat keras dari berbagai bencana dan
kecelakaan yang disebabkan oleh hal lain.
● Pengendalian akses terhadap perangkat lunak.
● Pengendalian terhadap dokumentasi program. Akses terhadap
program ini hendaknya dilindungi melalui otorisasi dari pihak
tertentu. Dengan memiliki dokumentasi program maka sangat
memungkinkan seseorang memodifikasi program untuk kepentingan
pribadi.
● Pengendalian terhadap program dan file-file data. Pengendalian ini
mutlak diperlukan karena sangat banyak data yang dihasilkan dari
sebuah sistem informasi yang bersifat rahasia yang perlu dilindungi
dari pihak-pihak tertentu.
I. Komputerisasi Proses Akuntansi
Melihat karakteristik komputer dan karakteristik proses akuntansi, dapat disimpulkan
bahwa ada bagian dari proses pencatatan yang fungsinya dapat diganti dengan komputer. Bila
dipelajari sifatnya, proses mulai dari penjurnalan sampai ke pelaporan sebenarnya bersifat
matematis (karena hubungan buku besar dapat ditunjukkan dalam persamaan akuntansi,
sistematis (karena urutan mengerjakannya jelas) dan logis (karena unsur pertimbangan atau
judgement tidak terlibat lagi). Dengan kata lain, proses tersebut sifatnya adalah penambahan,
pembandingan, penyortiran, pereklasifikasian, dan peringkasan dengan cara tertentu yang sudah
jelas atau pasti. Pekerjaan atau tugas yang demikian biasanya menjadi objek komputerisasi.
Dengan sistem komputer seperti di atas maka langkah yang paling kritis adalah langkah
analisis transaksi karena kalau langkah ini salah, hasil pengolahan data oleh komputer juga ikut
salah. Yang menjadi persoalan adalah siapakah orang yang bertugas untuk melakukan pemasukan
data (data entry). Tentu saja tidak setiap orang dapat melakukan hal tersebuut. Hanya
orang/operator tertentu yang diotorisasi dapat melakukan pemasukan data. Sistem akuntansi
dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan sehingga
tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat
menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan
melakukan pemasukan data orang/operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut
password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu. Cara
ini merupakan salah satu contoh pengaman dan merupakan salah satu cara untuk menentukan
orang yang bertanggung jawab bila terjadi kesalahan atau penyalahgunaan informasi.
Komunikasi dengan komputer dilakukan melalui terminal yang terdiri atas keyboard, layar
monitor dan printer. Dalam perusahaan yang besar yang mempunyai komputer berskala besar,
komputernya sendiri biasanya tidak tampak atau tidak terletak di dekat terminal tersebut tetapi
khusus terletak di tempat yang disebut pusat komputer. Dalam hal mikrokomputer, semua
perangkat komputer menjadi satu kesatuan dan berdiri sendiri sebagi suatu sistem.
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi
manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan
karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem
akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat
disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam
komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem
komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa
konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan
komputer adalah proses pengolahan datanya. Oleh karena itu, bagian akuntansi yang mengolah
data dengan komputer sering disebut dengan bagian Electronic Data Processing (EDP) yang selain
mengolah data akuntansi bagian ini juga mengolah data perusahaan yang lain.
Mencatat Transaksi dalam Sistem Komputer
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator
yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah
yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo)
dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor.
Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar
monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh
operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
Pertimbangan Penggunaan Komputer
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit.
Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya
dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini
membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer.
Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam
ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan
ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya.
Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas
mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy)
dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer
mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip
terakhir telah memungkinkan
kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik
(picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Ketelitian jelas dapat diandalkan karena setelah data disiapkan dengan benar, komputer
akan memroses tanpa campur tangan manusia lagi dan kalau komputer sudah diprogram dengan
benar kemungkinan kesalahan perhitungan dan klasifikasi menjadi kecil. Itulah sebabnya sebelum
suatu komputer dan programnya digunakan, suatu percobaan (trial run) dengan data percobaan
perlu dilakukan untuk memverifikasi program. Dalam sistem manual, karena tiap langkah
dikerjakan oleh manusia, kemungkinan kesalahan menjadi lebih besar.
Kapasitas untuk menyimpan, mencatat dan mencetak data menjadi sangat besar karena
data disimpan dalam bentuk elektromagnetik. Oleh karena itu, di samping laporan utama
komputer dapat diprogram untuk menghasilkan laporan-laporan tambahan lainnya termasuk
rincian-rincian yang diperlukan. Namun demikian, karena semua data tidak terekam dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh manusia, kegagalan komputer (computer failure) dapat
merunyamkan perusahaan karena data dapat rusak atau hilang atau tidak dapat dibaca kembali.
Itulah sebabnya diperlukan suatu mekanisme backup. Manipulasi dengan komputer dan kejahatan
dengan komputer (computer crime) juga merupakan ancaman bagi perusahaan yang
mengandalkan operasi dan pencatatan keuangannya dengan komputer. Oleh karena itu,
diperlukan suatu sistem pengendalian internal dan computer security yang memadai. Penggunaan
password merupakan salah satu cara pengendalian agar tidak setiap orang dapat mengubah atau
memasukkan angka ke dalam sistem komputer.
Perusahaan harus tahu benar manfaat digunakannya komputer dan harus yakin bahwa
yang diproses dengan komputer adalah data-data yang benar-benar diperlukan dalam rangka
menghasilkan informasi untuk kepentingan perusahaan. Yang lebih penting adalah informasi apa
yang harus diproses bukan bagaimana memprosesnya. Kalau yang dimasukkan dalam komputer
adalah data yang tidak mempunyai kualitas informasi, keluaran komputer juga merupakan data
yang tidak bermanfaat betapapun rapi dan indah hasil cetakannya Pemeo untuk mengatakan hal
tersebut adalah garbage-in, garbage-out (GIGO).
2. PENDEKATAN TEKNOLOGI INFORMASI
Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan teknologi informasi seperti halnya siklus
pengembangan sistem yang lainnya, dimana hal ini mensyaratkan adanya suatu metode daur
hidup pengembangan sistem. Pola daur hidup pengembangan sistem dapat menggunakan
beberapa model. Adapun tahapan pengembangan sistem yang umum digunakan sebagai berikut :
Gambar 2. Tahapan Sistem
1. Tahapan Analisis Sistem
Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru. Proyek baru ditangani
dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem
informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal. Tujuan utama analisis sistem
adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang
diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan
analisis kebutuhan. Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan.
Studi Kelayakan
Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk
memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan
sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta
dampak terhadap lingkungan sekeliling. Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal
terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan
sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi:
● Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem
Perubahan
lingkup /
kebutuhan
Desain Sistem
Desain Sistem
Implementasi Sistem
Analisis Sistem
Operasi dan
Pemeliharaan
Kebutuhan
Sistem
Kesalahan atau
masalah yang tak
memungkinkan
implementasi
dilaksanakan
Sistem Siap
Beroperasi
Mandiri
Perancangan konseptual
Perancangan fisik
Studi Kelayakan
Analisis Kebutuhan
Implementasi kurang
lengkap / ada
permintaan baru
Pemrograman dan
Pengujian
Konversi
● Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan
● Pengidentifikasian para pemakai sistem
● Pembentukan lingkup sistem
Ukuran yang dipakai dalam studi kelayakan:
Tabel 1. Ukuran Studi Kelayakan
Aspek Pertimbangan
Teknologi
Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan
dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi
Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan
personil)?
Non-ekonomi
Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang
tak dapat diukur dengan uang
Organisasi atau
Operasional
Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya
organisasi?
Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru
sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?
Jadwal
Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan
jadwal yang telah ditetapkan?
Kendala hukum,
etika, dan yang
lain
Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan
etika atau hukum?
Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang
dilanggar?
Analisa Kebutuhan
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut
juga spesifikasi fungsional) . Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang
hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus
dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak
menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal).
Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:
● keluaran yang akan dihasilkan sistem,
● masukan yang diperlukan sistem,
● lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran,
● volume data yang akan ditangani sistem,
● jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta
● kontrol terhadap sistem
2. Tahapan Analisis Sistem
Gambar 3. Skema Perancangan
Perancangan Konseptual
Disebut juga perancangan logis . Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan
pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk
diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan
konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan
penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif rancangan
digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem
Contoh:
● perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI
Desain Sistem
Perancangan Fisik
Analisis
Sistem
Perancangan Konseptual
Evaluasi
Alternatif
Rancangan
Penyiapan Laporan
Rancangan Sistem
Konseptual
Penyiapan Spesifikasi
Rancangan
Rancangan
Keluaran
dan
Masukan
Rancangan
Platform
Rancangan
Antarmuka
Pemakai &
Sistem
Rancangan
Basis data
Rancangan
Modul
Rancangan
Kontrol
Implementasi
Sistem
Operasi dan
Pemeliharaan
Dokumentasi
Rencana Pengujian
Rencana Konversi
● Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi
● Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya
Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing,
1997):
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi
dengan baik?
● Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan
baik?
● Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi?
● Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?
Skema Perancangan Konseptual
Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:
● Keluaran
Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan
sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar
atau perlu dicetak
● Penyimpan data
Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan
lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25
karakter) dan letaknya dalam berkas
● Masukan
Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem
● Prosedur pemrosesan dan operasi
Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam
rangka untuk menghasilkan laporan
Perancangan Fisik
Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen
● Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data
● Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara
pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)
● Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan
perangkat lunak yang digunakan
● Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data,
termasuk penentuan kapasitas masing-masing
● Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi
dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)
● Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam
sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan)
● Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik.
● Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem
● Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap
sistem lama
Adapun tools yang biasa digunakan adalah sebagai berikut :
a. Data Flow Diagram
Tujuan :
Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.
Overview:
DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke
suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data,
penyimpanan data, dan entitas eksternal.
Adapun simbol yang digunakan adalah :
Entity process data stores data flow
b. Entity Relational Diagram
Tujuan :
Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari
entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi
ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang
mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.
Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu
i. Basic Relational Model
ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan
menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi .
contoh :
Data Flow Diagram
client
transferee
Service
provider
client
Contract
record
Request for
Spesific
services
Order
services
Manage
And account
For services
ordered
Bill client
For services
Service
provider data
Client control data
Transferee
services data
Services ordered data
Account payable data
Services rendered data
Account receivable data
Services
request
contract
Purchase order
Service
order
Sales invoice
Billing data
Vendor
invoice
Contoh : Billing procedure
entity relationship
Connector or link
ii. Database Relational Model
ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang
merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai
kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari
struktur data yang ada.
Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan
lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database
Accounting System.
client Consultant
(employee)
project skill
initiates Assigned to has
needs
1
n n
n
1
1
m
m
Basic entity relational diagram
Street address state Home
phone no
Highest
college
degree
Date of
birth
Consultant name city zip
ID
Consultant table
Street City State zip
address
Client
name
Client
ID
Client table
Accumulated
billing
Accumulate
d cost
Project
descriptio
n
Client
ID
Project
ID
Project table
Skill
description
Consultant Skill table
ID
Consultant/skill table
key
key
key key
Consultant ID Project ID
Consultant/Project table
key key
Project ID Skill code
key key
Project/skill table
Database entity relational
iii. Flowchart
Tujuan
Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen
yang menggunakan prosedur tertentu.
Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang
memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :
a. dokumen
b. program
c. proses
d. sistem
Flowcart memberikan informasi mengenai :
a. darimana input diterima dan dari siapa
b. dalam bentuk an form apa output di generate
c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi
d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya
e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat
Document / report Processing manually Files / stored Terminal point
Manual input Processing automation Magnetic tape Flow of data
On line display Computer process Data stored on magnetic disc Communication link
Data store on
punched paper tape Decision point Data stored on line Connector between two
points
Record & master file
Connector between two
pages annotation
Guidelines untuk flowchart
Form
student
Cources
Request
sheet
Enter request
Course
Request
file
Error &
Exception
display
Course
Status
file
Student
Master
file
Course
Schedulle
file
Process
Course request
file
On course
Assignment
day
Student
Schedulle
file
Print
Course
schedulle
Course
schedulle To assistant
registrar
Contoh : penyiapan jadwal
perkuliahan mahasiswa
Source
document
Source
document
Expection &
Summary
report
comp batch
total
Edit & convert
To magnetic
medium
Transaction
data
Sort data by
Sorting key
1. Pahami dan cermati diskripsi naratif
prosedur
2. Pilih simbol flowchart yg digunakan
3. Siapkan draft / sketsa flowchart
4. Perhatikan aturan dasar dalam
menggunakan flowchart
5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan
informasi yg jelas mengenai prosedur dan
isi.
6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan
judul, tanggal, nama yg mempersiapkan
Expection &
Summary
report
Batch
total
Continue processing
3. Tahapan Implementasi
Mencakup aktivitas-aktivitas:
● Pemrograman dan pengujian
● Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
● Pelatihan kepada pemakai
● Pembuatan dokumentasi
● Konversi
Pemrograman dan Pengujian
● Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi
yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan
maksud masing-masing instruksi
● Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan
bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan
pengujian unit
● Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan
proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan
debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau
kutu
Skema Pengujian
Gambar 3. Skema Pengujian Sistem
Pengujian integrasi
Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk
Pengujian
Unit
…
Pengujian
Unit
Pengujian
Integrasi
Program
teruji
Program
teruji
Pengujian
Sistem
Program
terintegrasi
Spesifikasi
Rancangan
Pengujian
Penerimaan
Program
tervalidasi
Sistem
diterima
Pengujian
Instalasi
Kebutuhan
Partisipan
Spesifikasi
Kebutuhan
melihat efek ketika program saling dikaitkan
Pengujian sistem
Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji.
Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang
menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan
prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji
Pengujian penerimaan
Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem,
personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya
adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai
akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi
(sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai)
Pengujian instalasi
Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional,
sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut
pengujian instalasi
Konversi
● Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru
dalam rangka menggantikan sistem yang lama
● Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu
konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi
pilot
Skema Konversi
Gambar 4. Skema Konversi
Konversi paralel (parallel conversion)
Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika
sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama
segera dihentikan
Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover)
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya
dengan sistem baru
Konversi pilot (pilot conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu
yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan
diperluas ke tempat-tempat yang lain
Konversi modular atau bertahap (phased conversion)
Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem
baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang
lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti
modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama
akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.
4. Tahapan Dokumentasi
Sistem Baru
Sistem Lama Sistem Baru
L B
Waktu
Sistem Lama Sistem Baru
Konversi Modular :
L L L L L B B B B B
Sistem Lama
Konversi Langsung:
Konversi Pilot :
Lokasi: 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3
Konversi Paralel :
Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan
pada tahapan operasi dan pemeliharaan
Pada tahapan ini, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis
● Dokumentasi pengembangan
Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem,
bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil
pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai
● Dokumentasi operasi
Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian
peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas
● Dokumentasi pemakai
Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup
materi pelatihan
Operasi dan Perawatan
● Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan
atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan
efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi
● Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap
lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan
ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server
atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data
● Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang ditemukan
pada saat sistem berjalan.
Sumber : http://klikpintar.files.wordpress.com/2008/07/handout-sia1.pdf
Senin, 03 Oktober 2011
Sistem Penggajian dan Pengupahan
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah
Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa
Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:
1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.
Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE
Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.
Entry Filed under: akuntansi syariah. Tag: gaji, gaji dan upah. tinjauan akuntansi gaji dan upah, sistem akuntansi, sistem akuntansi gaji dan upah, upah.
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah
Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa
Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:
1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
2. Mengadakan interview.
3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.
Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1999. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Yogyakarta: BPFE
Fakultas Ilmu Sosial. 2005. Pedoman Penulisan Skripsi Mahasiswa Program S1. Medan: Universitas Negeri Medan.
Jusup, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Yogyakarta:STIE YKPN.
Kusnadi, dkk. 2000. Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT. Grafindo.
Marom, Chairul. 2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. Jakarta: PT. Grafindo.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Neunar, Jhon. J. W. 1997. Sistem Akuntansi (Accounting System Inflation). Edisi Kelima. English Edition Newyork.Richard D Irwin Inc.
Niswonger, Rollin, C at al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.
Widjajanto, N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Erlangga.
Entry Filed under: akuntansi syariah. Tag: gaji, gaji dan upah. tinjauan akuntansi gaji dan upah, sistem akuntansi, sistem akuntansi gaji dan upah, upah.
Siklus Pelaporan
I. SKEMA PENGKODEAN DATA
A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.
Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.
II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.
B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.
A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.
B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.
C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.
A. Sebuah Sistem Tanpa Kode
Perusahaan-perusahaan memproses volume besar transaksi dan akun-akun yang memiliki atribut mirip dengan perusahaan lain dalam kelas yang sama. Pada kenyataannya, atribut-atribut umum ini merupakan basis untuk pengklasifikasian akun-akun dan transaksi.
Pendekatan tanpa kode ini memerlukan ruang pencatatan yang luas, memakan waktu untuk mencatat, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan.
B. Sebuah Sistem Dengan Kode
Masalah-masalah dipecahkan atau setidaknya sangat dikurangi, dengan menggunakan kode-kode yang mewakili setiap item dalam akun persediaan dan pemasok.
Pentingnya pengkodean data ini adalah :
1. Dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks yang jika tidak akan dikode akan berantakan.
2. Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transakasi yang diproses.
3. Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file.
4. Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif.
C. Skema Pengkodean Numerik Dan Alfabetis
Kode Sekuensial
Kode sekuensal mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan ( menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang uumu dari kode sekuensal numeric adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor sebelumnya.
Keunggulan. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Dengan melacak nomor taransaksi kembali kembali ke tahap-tahap proses, pihak manajemen dapat selanjutnya manentukan penyebab dan efek dari kesalahan tersebut. Tanpa dokumen yang diberi nomor berurutan, masalah pensortiran akan sulit dideteksi dan dipecahkan.
Kelemahan. Pengkodean sekuensal tidak membawa kandungan informasi di luar tatanan urutan dokumen. Pengkodean sekuensial sulit diubah. Penyisipan suatu system baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.
Kode Blok
Suatu kode blok numerik merupakan variasi dari pengkodean sekuensial yang mengatasi sebagian dari kelemahannya. Pendekatan ini dapat mewakili seluruh item-item kelas ke kisaran spesifik dalam skema pengkodean.
Keunggulan. Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru dalam satu blok tanpa harus mengorganisasikan kembali struktur kode. Misalnya, jika nomor akun biaya 626, digit pertama menunjukkan bahwa akun ini merupakan biaya operasi. Semakin banyak digit dalam kisaran kode, semakin banyak item dalam blok yang dapat ditempatkan.
Kelemahan. Sama halnya dengan kode sekuensal, kandungan informasi dari kode blok tidak langsung kelihatan.
Kode alfabetis
Kode alfabetis dapat digunakan untuk banyak tujuan yang sama seperti kode numerik. Karakter alfabetis dapat ditempatkan secara berurutan (dalam urutan alfabetis) atau dapat digunakan dalam teknik pengkodean blok atau grup.
Keunggulan. Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui penggunaan kode alfabetis murni atau karakter alfabetis yang digabungkan dengan kode numeric (kode alfanumerik).
Kelemahan. Sulit merasionalisasi makna kode-kode yang telah ditetapkan secara sekuensial. Mensortir record yang dikodekan secara alfabetis cenderung lebih sulit bagi pemakai.
Kode Mnemonik
Kode Mnemonik adalah karakter alfabetis dalam bentuk akronim dan kombinasi lainnya yang bermakna.
Keunggulan. Skema Mnemonik membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya; kode itu sendiri membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang mewakilinya.
Kelemahan. Walaupun kode Mnemonik berguna untuk mewakili kelas-kelas item, kemampuan mereka terbatas dalam mewakili item-item dalam satu kelas.
II. SISTEM BUKU BESAR UMUM
A. Voucher Jurnal
Sebuah voucher jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau suatu transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang dipengaruhi. Transaksi rutin, jurnal penyesuaian dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer yang bertanggung jawab, mreka menyediakan control yang efektif terhadap jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal buku besar umum tradisional tidak digunakan dalam sistem ini yang menggunakan voucher jurnal. Kebanyakan organisasi talah mengganti buku besar umum denagan file voucher jurnal.
B. Database GLS
Database GLS terdiri atas sejumlah file transaksi, file induk, file referensi dan file arsip.
File induk buku besar umum merupakan file utama dalam database GLS. Basis dari file ini adalah kode daftar akun perusahaan.
File Sejarah Buku Besar Umum memiliki format yang sama dengan induk GL. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan keuangan komparatif dengan basis historis.
File Voucher Jurnal Historis berisi voucher jurnal untuk periode masa lalu. Informasi histories ini mendukung tanggung jawab kepengurusan manajemen untuk menghitung utilisasi sumber daya.
File Pusat Pertanggungjawaban berisi data pendapatan, pengeluaran dan utilisasi sumber daya lainnya untuk setiap pusat pertanggungjawaban dalam organisasi.
File Anggaran Induk berisi jumlah anggaran untuk pendapatan, biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban.
III. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN
Tanggung jawab untuk memberikan infomasi ke pihak eksternal ditepkan oleh standar hukum. Kebanyakan dari informasi ini ada dalam bentuk laporan keuangan tradisional, pengembalian pajak dan dokumen-dokumen yang diperlukan agen-agen penetap Undang-undang.
Penerima utama dari informasi laporan keuangan adalah para pemakai eksternal, seperti para pmegang saham, kreditur dan agen-agen pemerintah. Informasi pelaporan keuangan harus disiapkan dan disajikan semua organisasi dengan cara-cara yang diterima umum dan dipahami pemakai eksternal.
A.Pemakai canggih dengan kebutuhan Infornasi Homogen.
Karena komunitas pemakai eksternal sangat besar dan kebutuhan informasi individualnya bervariasi, laporan keuangan diarahkan ke audience umum. Dengan kata lain, diasumsikan bahwa pemakai laporan keuangan memahami konvensi-konvensi dan prinsip-prinsio akuntansi yang diterapkan dan bahwa laporan tersebut memiliki kandungan informasi yang berguna.
B. Aktivitas FRS
Sumber-sumber input untuk FRS terdiri atas file induk buku besar umum saat ini, file histories buku besar umum, dan input langsung ( jurnal penyesuaian dan jurnal penutup) dari kelompok pelaporan keuangan. Output yang paling umum dari FRS dalah laporan keuangan, termasuk neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas. Laporan-laporan ini, berdasarkan file induk besar umum, dikirimkan kepada para pemegang saham, kreditur dan pihak investor luar lainnya.
C. PROSES AKUNTANSI KEUANGAN
FRS pada kenyataannya merupakan langkah terkhir dalam seluruh proses akuntansi keuangan ynag dimulai dari siklus transaksi. Untuk menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbngkan proses ini dalam hubungannya dalam subsistem informasi lainnya.
SISTEM PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN
Sistem Pengendalian Intern
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) mendefinisikan pengendalian intern yang dikutip oleh Feriyanto (2002:37) adalah sebagai berikut : “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Sedangkan pengendalian intern menurut Mustofa (1995:71) adalah cara-cara untuk mengatasi pengamatan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan-kebijakan perusahaan.
Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal.
Pengendalian Internal pertama kali didefinisikan oleh AICPA pada tahun 1949 yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:358) adalah meliputi:
Struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga ditetapkannya di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Muyadi ( 2001: ) mendefinsikan sebagai berikut:
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sedangkan menurut definisi diatas tujuan dari pengendalian internal adalah sebagai berikut Mulyadi (2001:164):
Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
Maksud dari tujuan ini adalah melindungi harta kekayaan organisasi dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi.
Kesalahan yang tidak disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan harta milik organisasi yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.
Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi.
Maksud dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal sangat diperlukan oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh manajemen
Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.
Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus mempertimbangkan faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak efisienan kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan maka akan dapat dicarikan jalan keluar untuk perbaikan. Dengan demikian kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.
Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.
Menurut tujuannya Mulyadi (2001:163) menyebutkan:
Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif ( administrative control ).
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Pengendalian internal adminitratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian internal meliputi beberapa hal berikut ini:
1. Struktur suatu organisasi.
2. Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir.
3. Ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tujuan
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mustofa (1995:73) tujuan pengendalian intern suatu organisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengamankan harta perusahaan
Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen.
2. Memperoleh data yang dipercaya
Data dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan maupun pihak ekstern. Data bisa dipakai untuk menentukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan pengukuran efisiensi dan lain-lain.
3. Melancarkan Operasi dan Efisien
Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.
4. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.
Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.
Sistem pengendalian internal menurut tujuannya maka ada beberapa unsur pokok yang terdapat dalam sistem pengendalian internal. Unsur-unsur pokok tersebut menurut Mulyadi (2001:165) adalah:
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
1. Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
2. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.
3. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi hal ini untuk meminimal atau menghindari adanya tindak kecurangan.
4. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit ). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.
6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.
7. Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting.
Jika organisasi memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Dari uraian tentang unsur-unsur pokok tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pokok tentu membutuhkan adanya prosedur-prosedur pengendalian. Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.
Al Haryono Jusup (2005:4) menyebutkan prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi, dapat juga dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.
Prosedur Pengendalian internal berbeda-beda antar organisasi yang satu dengan lainnya, dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan besarnya organisasi. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian internal yang pokok dapat diterapkan pada semua organisasi.
Menurut Al Haryono Jusup ( 2005:4) ada .tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:
Penetapan Tanggung jawab secara Jelas.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai.
Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dpat digunakan manajemen untuk memonitor operasi organisasi. Salah satunya adalah merancang formulir-formulir secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan dengan benar.
Pengasuransian Kekayaan dan Karyawan Organisasi.
Kekayaan organisasi harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai, demikian pulah karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.
Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.
Pemisahan Tangung Jawab atas Transaksi yang Berkaitan.
Pertanggunjawaban atas transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam organisasi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.
Penggunaan Peralatan Mekanis (jika Memungkinkan)
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya organisasi menggunakan peralatan-peralatan mekanis seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu dan peralatan mekanis lainnya.
Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen
Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Oleh karena itu perlu pengkajian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi suatu organsasi. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian internal.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
American Institute of certified Public Accountant (AICPA) menjelaskan unsur-unsur pengendalian intern yang dikutip oleh mustofa (1995:75) adalah sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki organisasi baik formal maupun tidak. Struktur organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Sistem Pengotorisasian
Setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi perusahaan.
3. Praktek Yang Sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan yang baik membutuhkan disiplin yang kuat dari masing-masing unit kerja. Sistem dan prosedur diberlakukan bagi semua unit kerja mulai dari pimpinan puncak sampai unit kerja paling bawah, tanpa membedakan pangkat atau jabatan. Orang pertama yang harus melaksanakan aturan-aturan yang ada dalam sistem dan prosedur adalah pimpinan punca, sedang yang lain mengikutinya.
4. Derajat Mutu Pegawai
Mutu pegawai mempunyai arti yang lebih luas daripada sekerdar keahlian (professional). Tetapi yang lebih penting adalah sikap mental, sikap perilaku dan sikap tahu terhadap fungsi jabatannya, kuat dalam prinsip, sikap interaktif dan kooperatif. Banyak orang pandai, orang cakap, tetapi tidak berprinsip, hal demikian akan melemahkan pengendalian intern.
Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang hares diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :
1. Organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Praktik yang sehat.
a. Organisasi
Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :
1. Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :
1. Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Praktek yang Sehat
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
2. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
American Institute of Certified Public Accountant (AICPA) mendefinisikan pengendalian intern yang dikutip oleh Feriyanto (2002:37) adalah sebagai berikut : “Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”.
Sedangkan pengendalian intern menurut Mustofa (1995:71) adalah cara-cara untuk mengatasi pengamatan harta kekayaan, memperoleh informasi bagi pimpinan, melancarkan operasional dan dipatuhinya kebijakan-kebijakan perusahaan.
Pembentukan suatu sistem tidak terlepas dari adanya suatu sistem pengendalian internal (intern control sistem), karena pengendalian internal harus melekat di dalam sistem itu sendiri. Agar landasan berpikir kita lebih terintegrasi maka perlu juga dituangkan definisi dari pengendalian internal.
Pengendalian Internal pertama kali didefinisikan oleh AICPA pada tahun 1949 yang dikutip oleh Yogiyanto (1996:358) adalah meliputi:
Struktur suatu organisasi dan semua metode-metode yang terkoordinir serta ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga ditetapkannya di dalam suatu perusahaan untuk tujuan menjaga keamanan harta kekayaan milik perusahaan, memeriksa ketepatan dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Muyadi ( 2001: ) mendefinsikan sebagai berikut:
Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sedangkan menurut definisi diatas tujuan dari pengendalian internal adalah sebagai berikut Mulyadi (2001:164):
Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi.
Maksud dari tujuan ini adalah melindungi harta kekayaan organisasi dari kerugian yang disebabkan oleh kesalahan yang disengaja maupun yang tidak disengaja dalam transaksi penanganan harta organisasi.
Kesalahan yang tidak disengaja misalnya penulisan jumlah pendapatan yang tidak sesuai dengan yang sebenarnya sedangkan kesalahan yang disengaja misalnya penggelapan harta milik organisasi yang biasanya disertai pemalsuan pencatatan.
Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi.
Maksud dari tujuan ini adalah bahwa data akuntansi yang teliti dan andal sangat diperlukan oleh organisasi karena mencerminkan keadaan organisasi yang sebenarnya dan mempengaruhi keputusan yang akan diambil oleh manajemen
Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan.
Maksudnya adalah bahwa dalam setiap melakukan kegiatan harus mempertimbangkan faktor efisiensi, apabila ada kegiatan yang kurang efisien maka manajemen harus memperhatikan dan mencari penyebab dari ketidak efisienan kegiatan tersebut, dengan menemukan penyebab ketidak efisienan maka akan dapat dicarikan jalan keluar untuk perbaikan. Dengan demikian kegiatan yang dilakukan dapat berjalan secara efisien.
Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Artinya dalam setiap melakukan kegiatan harus selalu berpegang teguh pada kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh manajemen.
Menurut tujuannya Mulyadi (2001:163) menyebutkan:
Sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua macam, pengendalian internal akuntansi (accounting control ), dan pengendalian internal administratif ( administrative control ).
Pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, sehingga dapat menjamin kekayaan organisasi dan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.
Pengendalian internal adminitratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa pengendalian internal meliputi beberapa hal berikut ini:
1. Struktur suatu organisasi.
2. Semua metode-metode dan cara-cara yang terkoordinir.
3. Ukuran-ukuran yang ditetapkan di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tujuan
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mustofa (1995:73) tujuan pengendalian intern suatu organisasi adalah sebagai berikut :
1. Mengamankan harta perusahaan
Dalam pengertian yang sempit berarti usaha-usaha penyelewengan yang disengaja. Sekarang pengertian diperluas termasuk mencegah kesalahan-kesalahan administrasi yang tidak disengaja, misalnya salah penjumlahan dan semacamnya. Demikian juga usaha-usaha mencegah kesalahan dalam pengambilan keputusan manajemen.
2. Memperoleh data yang dipercaya
Data dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan maupun pihak ekstern. Data bisa dipakai untuk menentukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan pengukuran efisiensi dan lain-lain.
3. Melancarkan Operasi dan Efisien
Agar operasi organisasi tetap lancar pada kapasitas yang maksimal, kemajuan-kemajuan dalam penjualan selalu diimbangi kemajuan-kemajuan dalam pelayanan. Setiap periodic selalu dievaluasi kelemahan-kelemahannya dan memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Organisasi selain berfungsi melancarkan operasional juga berfungsi sebagai pengendalian efisiensi. Dengan ditetapkannya bagian-bagian yang ada dalam suatu organisasi sebagai pusat-pusat pertanggung jawaban, maka para kepala bagian memperoleh tugas pengawasan efisiensi.
4. Mendorong ditaatinya kebijakan-kebijakan manajemen.
Tujuan organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut.
Sistem pengendalian internal menurut tujuannya maka ada beberapa unsur pokok yang terdapat dalam sistem pengendalian internal. Unsur-unsur pokok tersebut menurut Mulyadi (2001:165) adalah:
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :
1. Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut.
2. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan.
3. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi hal ini untuk meminimal atau menghindari adanya tindak kecurangan.
4. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.
2. Pemeriksaan mendadak (surprised audit ). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari.
5. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara.
6. Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya.
7. Pembentukan unit organsasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat semuanya sangat tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting.
Jika organisasi memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Dari uraian tentang unsur-unsur pokok tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur pokok tentu membutuhkan adanya prosedur-prosedur pengendalian. Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai.
Al Haryono Jusup (2005:4) menyebutkan prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi, dapat juga dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.
Prosedur Pengendalian internal berbeda-beda antar organisasi yang satu dengan lainnya, dan bergantung pada beberapa faktor seperti sifat operasi dan besarnya organisasi. Namun demikian prinsip-prinsip pengendalian internal yang pokok dapat diterapkan pada semua organisasi.
Menurut Al Haryono Jusup ( 2005:4) ada .tujuh buah prinsip pengendalian internal yang pokok meliputi:
Penetapan Tanggung jawab secara Jelas.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas dan tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya. Apabila perumusan tanggung jawab tidak jelas dan terjadi suatu kesalahan, maka akan sulit untuk mencari siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.
Penyelenggaraan Pencatatan yang Memadai.
Untuk melindungi aktiva dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang ditetapkan, diperlukan pencatatan yang baik. Catatan yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dpat digunakan manajemen untuk memonitor operasi organisasi. Salah satunya adalah merancang formulir-formulir secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan dan menggunakan dengan benar.
Pengasuransian Kekayaan dan Karyawan Organisasi.
Kekayaan organisasi harus diasuransikan dengan jumlah pertanggungan yang memadai, demikian pulah karyawan yang menangani kas dan surat-surat berharga harus dipertanggungkan. Salah satu cara mempertanggungkan karyawan adalah dengan membeli polis asuransi atas kerugian akibat pencurian oleh karyawan.
Pemisahan Pencatatan dan Penyimpanan Aktiva
Prinsip pokok pengendalian internal mensyaratkan bahwa pegawai yang menyimpan atau bertanggungjawab atas aktiva tertentu, tidak diperkenankan mengurusi catatan akuntansi atas aktiva yang bersangkutan.
Pemisahan Tangung Jawab atas Transaksi yang Berkaitan.
Pertanggunjawaban atas transaksi yang berkaitan harus ditetapkan pada orang-orang atau bagian-bagian dalam organisasi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang akan diperiksa oleh orang lain.
Penggunaan Peralatan Mekanis (jika Memungkinkan)
Apabila keadaan memungkinkan, sebaiknya organisasi menggunakan peralatan-peralatan mekanis seperti kas register, check protector, mesin pencatat waktu dan peralatan mekanis lainnya.
Pelaksanaan Pemeriksaan secara Independen
Apabila suatu sistem pengendalian internal telah dirancang dengan baik, penyimpangan tetap mungkin terjadi sepanjang waktu. Oleh karena itu perlu pengkajian ulang secara teratur untuk memastikan bahwa prosedur-prosedur telah diikuti dengan benar. Pengkajian ulang ini harus dilakukan oleh pemeriksa internal yang tidak terlibat langsung dalam operasi suatu organsasi. Apabila pemeriksa internal berkedudukan independen, maka ia dapat melakukan evaluasi mengenai efisiensi operasi secara menyeluruh dan efektif tidaknya sistem pengendalian internal.
Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern
American Institute of certified Public Accountant (AICPA) menjelaskan unsur-unsur pengendalian intern yang dikutip oleh mustofa (1995:75) adalah sebagai berikut :
1. Struktur Organisasi
Pada umumnya setiap perusahaan memiliki organisasi baik formal maupun tidak. Struktur organisasi merupakan kerangka untuk pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
2. Sistem Pengotorisasian
Setiap transaksi hanya terdiri atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dan prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi perusahaan.
3. Praktek Yang Sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Pelaksanaan yang baik membutuhkan disiplin yang kuat dari masing-masing unit kerja. Sistem dan prosedur diberlakukan bagi semua unit kerja mulai dari pimpinan puncak sampai unit kerja paling bawah, tanpa membedakan pangkat atau jabatan. Orang pertama yang harus melaksanakan aturan-aturan yang ada dalam sistem dan prosedur adalah pimpinan punca, sedang yang lain mengikutinya.
4. Derajat Mutu Pegawai
Mutu pegawai mempunyai arti yang lebih luas daripada sekerdar keahlian (professional). Tetapi yang lebih penting adalah sikap mental, sikap perilaku dan sikap tahu terhadap fungsi jabatannya, kuat dalam prinsip, sikap interaktif dan kooperatif. Banyak orang pandai, orang cakap, tetapi tidak berprinsip, hal demikian akan melemahkan pengendalian intern.
Unsur Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:311) Unsur penegendalian intern yang seharusnya ada dalam system akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini : menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam Sistem akuntansi pembelian, terdapat 3 unsur pokok yang hares diperhatikan. Unsur-unsur pokok tersebut adalah :
1. Organisasi
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Praktik yang sehat.
a. Organisasi
Perancangan organisasi dalam sistem akuntansi Pembelian harus didasarkan pads unsur pokok sistem pengendalian intern berikut ini :
1. Fungsi pembelian hares terpisah dari fiuigsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan penjual sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Untuk menjamin bahwa barang yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan barang yang dipesan, diperlukan fungsi lain untuk melakukan pengecekan secara independent mengenai kesesuaian jenis, kuantitas, mutu dan tanggal pengiriman barang yang direalisasikan oleh pemasok dengan yang tercantum dalam surat order pembelian. Oleh karena itu, perlu dibentuk fungsi penerunaan yang terpisah dari fungsi pembelian, fungsi penerimaan mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh pemasok, yang tidak sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat order pembelian.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi pembelian. Fungsi pembelian ini berada di tangan bagian pembelian, berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain : yaitu fungsi operasi dan fungsi penyimpanan, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang Fungsi penerimaan merupakan fungsi operasi yang bertanggung jawab atas penerimaan/penolakar barang yang diteruna dari pemasok. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Kedua fungsi tersebut harus dipisahkan karena kegiatan penerimaan barang memerlukan keahlian mengenai barang dan pengetahuan mengenai syarat-syarat pembelian, dan kegiatan penyimpanan barang memerlukan keahlian dalam pengelolaan penyimpanan barang dan pelayanan pengambilan barang bagi pemakai.
4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi
Setiap transasksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan/lebih dan satu fungsi. Dengan penggunaan unsur sistem pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicheck ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Oleh karena itu dalam sistem akuntansi pembelian, transaksi pembelian hams dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, ficngsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan prosedur Pencatatan
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber setiap transaksi yang terjadi dicatat daiam catatan akuntansi melalul prosedur pencatatan terternu. Dengan demikian, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya. Beberapa dokumen yang harus diotorisasi adalah sebagai berikut :
1. Surat perrnintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang atau kepala fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Praktek yang Sehat
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak.
2. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
3. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
4. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan mernbandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
5. Terdapat pengecekan harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
6. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “Lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
Langganan:
Postingan (Atom)
